Tietosuojaseloste
Ilves r.y. jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ilves ry
040-7108466
2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Erkki Kekkonen
Rieväkatu 12, 33540 Tampere
040 686 3876,
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Ilves ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen,
kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien
järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja
selvittäminen.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja,
tiedottaja) osalta Ilves ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Ilves ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Ilves
ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen,
tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden
käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi, myClub ID ja yhteystiedot (postiosoite,
sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin
laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja
koulutustilaisuuksiin
• Toiminnassa/pois toiminnasta määräaikaisesti
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Käyttäjälokitiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja
yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka myClub-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Ilves ry:lle.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen
ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa
rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Lajiliitoille tietoa annetaan tarvittaessa.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä
jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä,
laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
• Yhdistyksen jäsenen ja toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 6 vuotta tilikauden
päättymisen jälkeen (kirjanpitolaki: talousasiakirjojen säilytysvelvollisuus)
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin
kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.
Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy
vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun
sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot
varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClubpalveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa
tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun
osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa
• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin
tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen
poistamista.
Oikeus peruuttaa suostumus
• Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen
käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole
vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.
Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja
siirtämistä.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
