Ilves ry, hallinto-ohjesääntö

Vahvistettu seuran vuosikokouksessa 11.12.2023

Vuosikokous

Seuran vuosikokous käyttää seuran ylintä päätäntävaltaa. Seuran vuosikokous järjestetään seuran sääntöjen mukaisesti kerran vuodessa loka-joulukuussa. Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat on kerrottu seuran säännöissä.

Seuran ylimääräinen kokous

Seuran ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi, seuran kokous (vuosikokous) niin päättää, tai kun vähintään 1/10 osa seuran äänioikeutetuista jäsenistä on jonkun määrätyn asian takia tehnyt siitä hallitukselle kirjallisen esityksen. Ylimääräisestä kokouksesta ja sen järjestämisestä on kerrottu seuran säännöissä.

Hallitus

Hallitukseen kuuluvat ja sitä edustavat seuran vuosikokouksen valitsemat edustajat (8-18). Myös hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajat valitsee vuosikokous.

Hallituksen tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• toimia seuran ylimpänä toimeenpanevana ja valvovana elimenä
• suunnitella, kehittää ja johtaa seuran toimintaa sen tavoitteiden ja tarkoituksen mukaisesti
• vastata seuran taloudesta (liitteen mukaisesti)
• valmistella seuran tilinpäätös ja toimintakertomus vuosikokousta varten
• valmistella seuran toiminta- ja taloussuunnitelma vuosikokousta varten
• valita ja erottaa seuran päätoimiset toimihenkilöt (toistaiseksi otetut ja määräaikaiset)
• vahvistaa jaostojen puheenjohtajat ja jäsenet
• valita tarvittavat valiokunnat, työryhmät ja edustajat
• vahvistaa tarvittavat ohjesäännöt
• vastata koko seuraa koskevasta sisäisestä ja ulkoisesta tiedotuksesta
• vastata ja huolehtia seuran toimitiloista ja niitä koskevista sopimuksista
• pitää jäsenluetteloa, hyväksyä ja erottaa seuran jäsenet
• valita kunniajäsenet ja kunniapuheenjohtajat
• valvoa ja linjata Ilves-merkin käyttöä ja joukkueiden varainhankintaa
• päättää seuran vuosikokousajasta ja -paikasta

Johtajisto

Johtajiston muodostavat seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat.

Johtajiston tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• seurata seuran jaostojen toimintaa ja taloutta
• ohjata jaostojen merkittävien sopimusten hyväksymisprosessia
• valmistella ja valvoa seuran henkilöstöpolitiikan toteutumista
• valvoa ja ohjeistaa jaostoja yleiskatsausten ja suunnitelmien tekemisessä
• tarkistaa seuran käytössä olevat työ- ja muut sopimuslomakkeet
• varmistaa jaostoilta, että seuran kaikki vakuutettava omaisuus on vakuutettu sen todellisesta    arvosta
• avustaa puheenjohtajaa
• suorittaa merkkipäiväonnittelut
• vastata rahallisesti merkittävistä kaikkia lajeja koskevista yhteistyösopimusneuvotteluista (mm. vakuutukset, toimitilat, pankki, terveyspalvelut, hotellipalvelut, Aamulehti)

Laajennettu johtajisto

Johtajisto ja eri jaostojen puheenjohtajat muodostavat laajennetun johtajiston.

Laajennetun johtajiston tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• vahvistaa lajien välistä yhteistyötä
• seurata jaostojen toimintaa
• valmistella sisäiset lainat hallituksen päätöstä varten
• valvoa työsuojelutoimintaa
• valvoa olosuhdeasioita ja valmistella tarvittavat esitykset hallitukselle
• valmistella tarvittavat viranomaistarkastukset ja -selvitykset
• valmistella kunniapuheenjohtajan ja -jäsenten valinta
• valmistella Ilves ry:n ja Ilves-Pallo ry:n sääntömuutokset
• vastata seuran sisäisen ja ulkoisen viestinnän ohjeistamisesta

Seuran puheenjohtaja

Seuran puheenjohtajan ja varapuheenjohtajat valitsee seuran vuosikokous kahdeksi vuodeksi kerrallaan.

Seuran puheenjohtajan tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• kutsua koolle hallituksen, johtajiston ja laajennetun johtajiston kokoukset
• edustaa seuraa
• toimia seuraan palkatun henkilökunnan esimiehenä
• valmistella ja allekirjoittaa seuran päätoimisiksi palkattujen toimihenkilöiden työsopimukset (määräaikaiset ja toistaiseksi otetut)
• hyväksyä hallinnon ostot ja seuraa koskevat sopimukset liitteen 1. mukaisesti
• johtaa seuran kriisiviestintää

Jaostot

Jaostojen jäsenet ja puheenjohtaja(t) vahvistaa hallitus.

Jaoston tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• laatia jaostolle taloussuunnitelma ja seurata jaoston taloutta (kassavirta)
• valmistella hallitukselle ja seuran puheenjohtajalle päätoimisten työntekijöiden valinnat
• vahvistaa jaoston alaisten joukkueiden toimihenkilöt ja heidän tehtävänsä
• ohjeistaa ja valvoa jaostojen toimihenkilöitä taloussuunnitelman, tilinpäätöksen, toimintasuunnitelman, toimintakertomuksen sekä joukkueen omien mainossopimusten laadinnassa
• raportoida jaoston toiminnasta ja taloudesta säännöllisesti laajennetulle johtajistolle ja hallitukselle
• järjestää turnauksia ja muita tapahtumia
• tehdä jaostokohtaiset yhteistyö- ja varustesopimukset liitteen 1. mukaisesti
• määritellä jaoston toimintamaksut kullekin toimintakaudelle
• vahvistaa jaoston joukkuemäärät
• ohjeistaa jäsenistöä lisenssien ja niihin liittyvien vakuutusten ottamisesta
• huolehtia olosuhteista ja niiden kehittämisestä jäsenistön hyväksi (ml. halliyhtiöt) ja raportoida olosuhdeasioista laajennetulle johtajistolle ja tarvittaessa hallitukselle
• antaa valtuutukset työntekijöille liitteen mukaisesti
• esittää hallitukselle hyväksyttäväksi asiat, jotka ylittävät omat ratkaisuoikeudet
• noudattaa seuran sisäistä ja ulkoista viestintää koskevaa ohjeistusta ja tehdä tarvittaessa esityksiä
• päättää jaoston sisäisestä palkitsemisesta ja tehdä tarvittavat esitykset hallitukselle (esim. ansiomerkit)

Jaoston puheenjohtaja

Jaostot valitsevat keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

Jaoston puheenjohtajan tehtävänä ja vastuulla seurassa on:

• hyväksyä jaoston ostot ja laskut liitteen mukaan
• kutsua koolle jaoston kokoukset ja asettaa tarvittavat työryhmät
• huolehtia jaoston muistioiden/pöytäkirjojen toimittamisesta johtajistolle
• laatia määräaikaiset valmentaja- ja muut työsopimukset yhdessä urheilutoimenjohtajan tai toiminnanjohtajan kanssa
• huolehtia lajiin liittyvästä sidosryhmäyhteistyöstä
• huolehtia merkittävien varuste- ja muiden yhteistyösopimusten esittelystä johtajistolle
• vastata jaoston sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä
• valvoa jaoston palkatun henkilöstön työaikaa (ylitöiden hyväksyntä)
• valvoa jäsenmaksujen suorittamista Ilves ry:lle

Joukkueiden talouteen liittyviä ohjeita

Jaoston/joukkueen ja seuran toiminnassa mukana olevien yhdistyksen nimissä keräämät varat ovat yhdistyksen varoja. hallitus päättää näiden varojen käytöstä.  Jokainen joukkue laatii taloussuunnitelman ja toimittaa sen oman jaostonsa määrittelemälle vastuuhenkilölle tarkastusta varten. Juniorijoukkueiden talouden tulee perustua pääosin pelaajilta kerättyihin joukkuemaksuihin. Joukkueenjohtajat neuvottelevat joukkueen mainossopimukset kunkin jaoston antaman ohjeistuksen mukaisesti.  Juniorijoukkueet eivät saa maksaa palkkaa tai kulukorvauksia.

Ilves-merkin käyttöön liittyviä ohjeita

Ilves-merkin käyttö on toteutettava harkitusti, ” Ilveksen arvoisesti”. Mikäli valmistetaan ja/tai myydään Ilves-merkillä varustettuja tuotteita, lupa merkin käyttöön pitää kysyä laajennetulta johtajistolta. Joukkueiden omaehtoinen varainhankinta ilmoitetaan vuosittain hallitukselle kunkin jaoston määrittelevän yhteyshenkilön kautta

Sopimukset ja maksettavat korvaukset

Seuran työ- ja vapaaehtoissopimuksiin merkitään yläraja, jota Ilves ry:lle aiheutuvat kulut eivät saa ylittää. Tämä yläraja sisältää sekä sopimuksessa määritellyt palkka- että kulukorvaukset. Sopimus voi sisältää pelkkiä kulukorvauksia vain, mikäli kulut ovat todellisia ja niiden määrä ei ole huomattava. Tehtävät sopimukset tulee aina tarkastuttaa ennen allekirjoituksia seuran toimistopäälliköllä.

LIITE 1 VASTUUT JA VALTUUDET SOPIMUKSIEN JA OSTOLASKUJEN SUHTEEN (VAIN SISÄISESSÄ JAKELUSSA) 

LISÄKSI MUUTA TÄRKEÄÄ HUOMIOITAVAA:

SOPIJAPUOLEN VELVOLLISUUDET / NIMENKIRJOITUSOIKEUDEN VARMISTAMINEN

Tehtäessä kaupallista arvoa tai vastaavaa sisältäviä sopimuksia, tarjouksia ja vastaavia toimia Ilves ry:n kanssa, on sopijapuolen itse aina ensin varmistettava se, että henkilöllä, joka asiassa Ilves ry:n puolesta toimii, neuvottelee ja/tai allekirjoittaa asiakirjoja, on valtuus toimia asiassa. Tiedot valtuuksista on saatavissa Ilves ry:n toimistolta. Mikäli sopimuksen, tarjouksen tai vastaavan asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen ilmenee, että Ilves ry:n puolesta asian on sopinut henkilö, jolla ei ole ollut asiaan tarvittavaa riittävää valtuutusta, ei sopimus / vastaava sido Ilves ry:tä mikäli se näin ilmoittaa. Ilves ry ei myöskään tällaisessa tilanteessa ole vastuussa mistään sopijapuolelle mahdollisesta aiheutuvasta haitasta ja/tai vahingosta.